Strategie
7 Min. Lesezeit
April 2023
Warum Marketing nicht auf IT warten sollte — und wo IT zurecht mitredet
Toolauswahl ist in den meisten Unternehmen eine IT-Frage. Das ist ein struktureller Fehler — und er kostet mehr als jede Software-Lizenz.
Christopher Schaller
schaller.work
Die meisten Marketing-Teams warten seit drei Monaten auf IT-Freigabe für ein Tool, das 200 Euro im Monat kostet. Drei Monate Marktbearbeitung. Weg. Für einen Security-Audit, den IT für SAP-Implementierungen entwickelt hat.
Ich kenne das gut. Nicht aus Hörensagen — aus meiner Zeit im Konzern, wo Anforderungsprozesse, die für ERP-Migrationen gebaut wurden, auf ein Social-Media-Planungstool angewendet wurden. Die IT-Kollegen waren nicht böswillig. Sie haben das einzige Framework angewendet, das sie hatten.
Das Problem ist nicht IT. Das Problem ist ein fehlendes Framework, das unterscheidet: Was braucht IT-Involvement — und was nicht? Diese Unterscheidung ist in den meisten Unternehmen nie getroffen worden. Stattdessen: alles durch die gleiche Schleife. Und Marketing arbeitet weiter mit Excel und Dropbox.
01 — Die Ausgangslage
Die Realität in deutschen Mittelstandsunternehmen
Jede Tool-Anfrage geht durch IT. IT prüft Sicherheit, Integration, Compliance. Drei Monate später: Ablehnung oder ein 12-Monate-Implementierungsplan. Das Marketing-Team arbeitet weiter mit Excel-Tabellen und geteilten Dropbox-Ordnern — und hat sich mittlerweile damit abgefunden.
Ich kenne das aus meiner Zeit im Konzern gut: die IT-Anforderungen waren nicht böse gemeint. Sie waren für SAP-Implementierungen gemacht. Nicht für ein Social-Media-Planungstool. Aber weil es kein anderes Framework gab, wurde das Social-Media-Tool durch den SAP-Prozess geschleust. Mit dem vorhersehbaren Ergebnis.
„Das Resultat: Marketing verliert Agilität. IT bekommt Schuld für Entscheidungen, die sie nie hätten treffen sollen. Und das Unternehmen verliert Monate an Marktbearbeitung — für eine Tool-Freigabe, nicht für eine SAP-Migration.“
Christopher Schaller, aus aktiven Mandaten
Marketing-Tools heute sind Cloud-Services. Sie brauchen keine Server-Infrastruktur, kein IT-Projektteam, keinen sechsmonatigen Beschaffungsprozess. Aber genau den bekommen sie trotzdem — weil der Prozess für etwas anderes gebaut wurde und niemand ihn angepasst hat.
02 — Die legitime Rolle
Was IT wirklich schützt — und was IT nicht schützt
ITs legitime Rolle ist der Schutz der Infrastruktur-Integrität und der Datensicherheit. Das ist wichtig. Das soll IT machen. Und zwar konsequent. Konkret heißt das: Wenn ein Tool in Kernsysteme schreibt, wenn es personenbezogene Kundendaten verarbeitet, wenn es Schnittstellen zu kritischen Prozessen berührt — dann gehört IT dazu. Ohne Wenn und Aber.
IT muss involviert sein
- Systeme die in ERP, PIM oder CRM-Stammdaten schreiben
- Systeme mit personenbezogenen Daten (DSGVO-relevant)
- Schnittstellen die kritische Betriebsprozesse berühren
IT schützt nicht davor
- Ob Marketing Notion oder Confluence nutzt
- Ob das Newsletter-System Brevo oder Mailchimp heißt
- Ob Canva oder Adobe für Grafiken eingesetzt wird
Das sagt dir keine Agentur, weil Agenturen gern aus dem IT-Schmerz ein eigenes Projekt machen: „Wir helfen euch, das mit IT zu verhandeln.“ Einfacher wäre: einmal das Framework klären. Einmal aufschreiben was IT-relevant ist und was nicht. Das nimmt einen Nachmittag und spart Jahre.
03 — Die Grenzziehung
Konkret: wo die Grenze liegt
Alles was in Kernsysteme schreibt — ERP, PIM, CRM-Stammdaten. Systeme mit personenbezogenen Daten die DSGVO-relevant sind. Schnittstellen die kritische Prozesse berühren. Hier ist IT kein Bremser — hier ist IT notwendiger Gesprächspartner mit Vetomacht.
Kampagnentools. Social Media Management-Plattformen. Newsletter-Systeme. CMS für Marketing-Content. Analytics-Tools ohne Kernintegration. Interne Projektmanagement-Tools. Diese Entscheidungen trifft der Fachbereich — mit einem klaren Verantwortlichen, einem Datenschutzcheck (nicht -audit) und einem Abnahme-Prozess im Team.
Alles wo die Grenze unscharf ist — und das sollte aktiv diskutiert werden. Nicht per Organigramm entschieden („alles durch IT“), nicht per Salamitaktik („wir kaufen es einfach, IT fragt eh nicht“). Ein gemeinsames Gespräch am Anfang. Danach klare Zuständigkeit.
04 — Das Kostenargument
Die ungenutzten drei Quartale sind teurer als jeder Security-Audit
Ich sehe das regelmäßig in aktiven Mandaten: Ein Marketing-Team wartet 6 Monate auf IT-Freigabe für ein Tool, das 200 Euro im Monat kostet. Die direkten Kosten des Tools: 1.200 Euro im Jahr. Die Opportunitätskosten der Verzögerung: nicht berechenbar — aber real. Kampagnen nicht gestartet. Leads nicht generiert. Wettbewerber hat das gleiche Tool schon seit Q1 live.
Wenn Marketing 6 Monate auf IT-Freigabe für ein 200-Euro-Tool wartet, ist die Verzögerung teurer als das Tool. Die ungenutzten drei Quartale Marktbearbeitung sind teurer als jeder Security-Audit.
Das ist kein Angriff auf IT. Das ist ein Argument für ein klareres Framework. Wer wirklich IT-Sicherheit schützen will, muss IT aus den Entscheidungen raushalten, die IT von ihren echten Aufgaben ablenken. Und gleichzeitig dafür sorgen dass IT konsequent involviert ist, wo es wirklich drauf ankommt.
05 — Der Ausweg
Das Framework: einmal definieren, Jahre sparen
Die Lösung ist kein Macht-Kampf zwischen Marketing und IT. Die Lösung ist ein gemeinsames Entscheidungsframework, das einmal definiert wird — und dann gilt. Das dauert einen Nachmittag. Es spart Jahre Reibung.
Entscheidungsbaum gemeinsam entwickeln
IT und Fachbereichsleitung sitzen einmal zusammen. Nicht um Schuld zu klären — um Kategorien zu definieren. Was ist IT-pflichtig? Was ist Fachbereichssache? Was ist Grauzone? Das Ergebnis ist ein einseitiges Dokument, kein Prozess-Handbuch.
Satelliten-Architektur als Leitprinzip
Best-of-breed statt Monolith. Jedes Tool macht genau eine Sache gut. Lose Verbindungen über APIs. Wenn ein Tool nicht mehr passt, wird es ausgetauscht — ohne alles neu zu bauen. Das ist der Gegenentwurf zur „alles durch ein System“-Logik, die jeden Fachbereichsentscheid zu einem IT-Projekt macht.
Ownership im Fachbereich klar benennen
Wenn der Fachbereich Eigenverantwortung haben soll, muss eine Person Verantwortung tragen. Nicht das Team. Eine Person. Die ist verantwortlich für DSGVO-Konformität, für Datenschutzfolgeabschätzungen, für den Offboarding-Plan wenn das Tool abgelöst wird. Verantwortung und Entscheidungsbefugnis gehen zusammen.
Das Wichtigste in Kürze
Marketing-Cloud-Tools brauchen keine IT-Infrastruktur, kein IT-Projektteam, keinen sechsmonatigen Beschaffungsprozess. Trotzdem bekommen sie ihn — weil niemand das Framework angepasst hat.
IT hat eine legitime Rolle: Infrastruktur-Integrität und Datensicherheit schützen. Das gilt für Kernsystem-Integrationen und DSGVO-relevante Datenverarbeitung. Nicht für Kampagnentools.
Die ungenutzten drei Quartale Marktbearbeitung sind teurer als jeder Security-Audit für ein 200-Euro-Monatstool.
Die Lösung: Entscheidungsframework einmal definieren. Einen Nachmittag. Danach Jahre ohne Reibung.
Wenn dein Marketing-Team noch mit Excel und Dropbox arbeitet weil der IT-Prozess zu lang ist — dann ist das ein Framework-Problem. Kein IT-Problem.
Häufige Fragen
FAQ
Wie überzeuge ich IT davon loszulassen?
Nicht durch Druck sondern durch Klarheit. Zeig den Unterschied: hier ist ein Tool das eure Systeme nicht berührt. Hier ist das Sicherheitskonzept. Hier ist der Verantwortliche im Fachbereich. Dann ist die Diskussion einfacher. IT-Kollegen wollen meist gar nicht für alles zuständig sein — sie brauchen einen Ausweg, der ihnen nicht die Verantwortung wegnimmt.
Was wenn das Tool doch integriert werden muss?
Dann gehört IT an den Tisch — aber als Partner, nicht als Gatekeeper. Die Fachbereichsanforderung definiert der Fachbereich. IT löst die technische Umsetzung. „Was braucht ihr?“ ist eine andere Frage als „Dürft ihr das?“ — und sie führt zu einer anderen Gesprächsatmosphäre.
Gilt das auch für KMUs ohne dedizierte IT?
Erst recht. In kleinen Unternehmen sollte der Geschäftsführer diese Entscheidung selber treffen können — mit einem klaren Framework was geprüft werden muss. Datenschutzfolgeabschätzung für Tools mit Kundendaten, Zwei-Faktor-Authentifizierung, klare Verantwortlichkeit: das sind drei Fragen. Kein sechsmonatiger Prozess.
Satelliten-Architektur — was bedeutet das praktisch?
Best-of-breed statt Monolith. Jedes Tool macht genau eine Sache gut. Sie sind lose verbunden über APIs. Wenn ein Tool nicht mehr passt, tauschst du es aus ohne alles neu zu bauen. Das ist der Gegenentwurf zu „wir machen alles in einem System“ — was meist bedeutet: alles mittelgut, nichts wirklich gut.
Autor
Christopher Schaller
15+ Jahre Strategie und digitale Marktbearbeitung — davon viele im Konzern, seit 2022 mit schaller.work im Mittelstand und bei Scale-ups.
schaller.work
Tool-Entscheidung hängt fest?
Wenn dein Marketing-Team in der IT-Schleife feststeckt und du ein klares Framework willst — ich schau mir das an. Konkret, nicht theoretisch.
info@schaller.work